As micro e pequenas empresas têm papel central na geração de postos de trabalho no Brasil. Dados do Ministério do Empreendedorismo, da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte indicam que esse segmento emprega mais de 50% da força de trabalho formal do país. E, ao mesmo tempo em que a contratação do primeiro funcionário representa um momento importante para quem está à frente de um pequeno negócio, ela também exige o pagamento de impostos trabalhistas e o cumprimento de uma série de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais que precisam ser cumpridas corretamente.

A boa notícia é que, para quem está no regime do Simples Nacional, porém, o processo é mais facilitado do que em outros regimes tributários.

O Simples reúne em um único documento, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), tributos como IRPJ, CSLL, PIS/Pasep, Cofins, IPI, ICMS, ISS e, em regra, a Contribuição Patronal Previdenciária (CPP). Há exceções, como determinadas atividades enquadradas no Anexo IV, nas quais a CPP não está incluída no documento e precisa ser recolhida separadamente.

Isso não significa que a contratação seja livre de burocracia. O empregador continua responsável pelo registro do funcionário, pelo cálculo da folha, pelos recolhimentos e pelo cumprimento das obrigações trabalhistas.

Quantos funcionários uma pequena empresa pode contratar?

É importante separar o MEI das demais micro e pequenas empresas.

O Microempreendedor Individual possui regras específicas. Atualmente, pode contratar um empregado, que deve receber até um salário mínimo ou o piso salarial da categoria, quando houver. Em 2026, o salário mínimo nacional é de R$ 1.621,00.

Já as demais optantes do Simples Nacional não estão submetidas a um limite de empregados. ME e EPP são categorias de porte definidas principalmente pela receita bruta, e uma empresa pode ampliar sua equipe conforme suas necessidades e desde que cumpra as obrigações trabalhistas correspondentes.

Quais são os principais impostos trabalhistas pagos por pequenas empresas?

O custo de um funcionário não corresponde apenas ao salário contratado. Entre os principais impostos trabalhistas e obrigações devidos também por pequenas empresas estão o FGTS, a contribuição previdenciária, o décimo terceiro salário e as férias acrescidas de um terço.

O FGTS corresponde, em regra, a 8% da remuneração mensal do trabalhador e é depositado pelo empregador. A partir de 2026, o recolhimento mensal é realizado por meio do FGTS Digital, com as informações da folha transmitidas pelo eSocial.

Também existe a contribuição previdenciária do empregado, descontada diretamente da remuneração conforme as faixas do INSS. Em 2026, as alíquotas progressivas para empregados variam de 7,5% a 14%.

Como vimos, para as empresas do Simples Nacional, a contribuição patronal previdenciária normalmente está incluída no próprio regime. A exceção mais relevante ocorre com as atividades tributadas pelo Anexo IV, para as quais a CPP deve ser recolhida separadamente.

E, além dos encargos mensais, o empregador precisa considerar direitos trabalhistas como o décimo terceiro salário e as férias, que incluem o acréscimo constitucional de um terço.

No caso específico do MEI, a estrutura é ainda mais facilitada e, para o empregador, são recolhidos 3% de contribuição previdenciária patronal e 8% de FGTS, enquanto a contribuição previdenciária do trabalhador é descontada do salário.

Como registrar o primeiro funcionário

O primeiro passo é definir as condições da contratação. Antes da admissão, a empresa deve estabelecer função, salário, jornada, tipo de contrato e demais condições aplicáveis, sempre observando a legislação trabalhista e eventual convenção ou acordo coletivo da categoria.

Depois, é necessário reunir as informações cadastrais e contratuais do trabalhador. Entre os dados exigidos pelo eSocial estão CPF, data de nascimento, data de admissão, categoria, salário e informações relativas ao contrato.

A admissão deve ser registrada no eSocial antes do início das atividades. Segundo as orientações oficiais, o registro do empregado deve ser realizado até a véspera do início do trabalho. A anotação da Carteira de Trabalho Digital ocorre por meio das informações transmitidas ao sistema e deve ser feita em até cinco dias úteis.

Com o funcionário registrado, as pequenas empresas passam a transmitir mensalmente as informações da folha de pagamento, calcular os impostos trabalhistas devidos e realizar os respectivos recolhimentos. Também será necessário manter em dia informações relacionadas a férias, afastamentos, alterações salariais e demais eventos do contrato.

Conclusão

Contar com apoio especializado desde a primeira contratação pode ajudar pequenas empresas a estruturarem corretamente sua folha de pagamento, gerir seus impostos trabalhistas, cumprir as obrigações legais e entender o custo real de cada nova contratação. A bwise oferece serviços contábeis e de gestão de folha de pagamento para empresas que precisam contratar, organizar seus processos e crescer com segurança. Entre em contato conosco e bons negócios!